ICMS: mudanças na substituição tributária começam a valer em setembro de 2025
O sistema de Substituição Tributária (ST) do ICMS, utilizado por diversos estados para facilitar a arrecadação do imposto, passa por alterações importantes a partir de setembro de 2025. O Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz) publicou os Protocolos ICMS nº 27, 28 e 29/2025, que adiam a vigência de normas editadas em junho para início no dia 1º de setembro de 2025.
Embora o conteúdo das obrigações não tenha sido alterado, o adiamento representa uma oportunidade para empresas e contadores se prepararem melhor. Neste artigo, vamos explicar o que mudou, quais estados foram afetados, os impactos para contribuintes e como se organizar para evitar riscos fiscais.
O que é Substituição Tributária do ICMS?
A Substituição Tributária (ST) é um mecanismo que antecipa a cobrança do ICMS. Em vez de cada empresa da cadeia recolher o imposto na sua etapa, a responsabilidade é concentrada em um elo anterior (geralmente o fabricante ou importador), que já paga o imposto devido por toda a cadeia de circulação da mercadoria.
Esse modelo foi adotado para simplificar a fiscalização e aumentar a eficiência na arrecadação, mas também gera dúvidas e obrigações específicas para contribuintes e escritórios de contabilidade.
O que muda em setembro de 2025?
Os Protocolos publicados pelo Confaz em 2025 não alteraram a essência das regras da ST, mas sim o prazo de vigência.
- Normas que haviam sido publicadas em junho de 2025 agora terão validade a partir de 1º de setembro de 2025.
- A postergação se aplica principalmente a operações com produtos alimentícios, abrangendo transações interestaduais.
- Com isso, contribuintes ganharam mais tempo para adaptar sistemas de cálculo, notas fiscais eletrônicas e controles internos.
Estados afetados pelas mudanças
Os Protocolos nº 27, 28 e 29/2025 impactam diretamente 15 unidades federativas. Entre elas estão estados das regiões Sudeste, Nordeste e Centro-Oeste. Embora cada protocolo trate de produtos e operações específicas, o ponto em comum é a postergação do prazo para início da vigência das novas regras.
Empresas que operam com venda interestadual de alimentos devem verificar com atenção se seus estados de origem ou destino estão entre os listados, para evitar falhas no cumprimento das obrigações.
Impactos para empresas
Para empresas, especialmente do varejo e da indústria alimentícia, as mudanças trazem reflexos práticos:
- Mais tempo de adaptação: possibilidade de revisar sistemas internos e parametrizações fiscais.
- Ajustes no fluxo de caixa: já que a ST antecipa a arrecadação, é preciso planejar o impacto financeiro.
- Revisão de preços e margens: mudanças na carga tributária podem afetar a precificação de produtos.
- Gestão de estoque: produtos adquiridos antes e depois da nova regra podem ter tributação diferente.
O papel dos contadores
Contadores têm papel fundamental nesse processo de transição. Cabe a eles:
1. Atualizar clientes
Empresários muitas vezes não acompanham detalhes do Confaz. É responsabilidade do contador traduzir as mudanças em linguagem prática, mostrando como afetam o negócio.
2. Parametrizar sistemas fiscais
Softwares de emissão de notas fiscais precisam ser ajustados para refletir as novas regras. Um erro pode gerar autuações ou recolhimento a maior.
3. Prevenir autuações
O atraso na adequação pode resultar em multas, juros e problemas com o fisco. A atuação preventiva do contador garante tranquilidade para as empresas.
4. Planejamento tributário
Com a postergação, há espaço para revisar estratégias de compras, vendas e estoques, reduzindo impactos financeiros da ST.
Desafios e críticas ao modelo de ST
Embora a Substituição Tributária simplifique a arrecadação para os estados, ela ainda gera debates entre empresários e especialistas:
- Complexidade: cada estado tem regras específicas, criando dificuldades para empresas que vendem para várias regiões.
- Insegurança jurídica: mudanças frequentes exigem atualizações constantes.
- Impacto no capital de giro: como o imposto é pago antecipadamente, empresas podem sofrer com menor liquidez.
O adiamento para setembro mostra que, mesmo após anos de utilização, o modelo continua exigindo ajustes e gera repercussões práticas relevantes.
Como se preparar para setembro
Para não ser pego de surpresa, empresas e contadores devem adotar algumas medidas práticas:
- Revisar os protocolos aplicáveis ao seu estado e identificar quais produtos estão abrangidos.
- Atualizar os sistemas de gestão e ERP para calcular corretamente o ICMS-ST a partir de setembro.
- Treinar a equipe fiscal e contábil para lidar com as mudanças.
- Reavaliar contratos e preços que possam ser impactados pela alteração na carga tributária.
- Manter comunicação direta com fornecedores e clientes, garantindo que todos estejam alinhados sobre os novos valores e regras.
Conclusão
As mudanças na Substituição Tributária do ICMS, que passam a valer em setembro de 2025, reforçam a necessidade de atenção e preparo por parte de empresas e contadores.
Mesmo que o conteúdo das obrigações não tenha se alterado, o adiamento traz uma oportunidade valiosa: organizar processos, evitar erros e planejar financeiramente os impactos da antecipação do imposto.
Em um ambiente tributário tão dinâmico quanto o brasileiro, a regra é clara: quem se prepara antes, reduz riscos e ganha vantagem competitiva.